Automazione processi aziendali in Umbria. Un passaggio alla volta.

Si parte dalle attività che si ripetono sempre uguali, non da uno strumento da acquistare. Un’automazione è un passaggio che il software esegue secondo regole definite: quando arriva una richiesta dal sito, per esempio, i dati finiscono nel posto giusto e la persona incaricata riceve un avviso, senza che nessuno debba ricopiarli.

Insieme ricostruiamo chi fa cosa, con quali strumenti e con quale frequenza. Da questa mappa emergono i passaggi che conviene affidare al software e quelli che è meglio lasciare alle persone, perché richiedono giudizio, attenzione o un contatto diretto. Eliminare attività ripetitive ha senso quando lascia più spazio al lavoro e alle persone, non quando aggiunge un’altra cosa da controllare.

• Dati da ricopiare

  Una richiesta arriva dal sito e qualcuno la reinserisce nel CRM, il software con cui segui contatti e clienti, o in un foglio di calcolo condiviso.

• Stati da aggiornare

  Un ordine, una pratica o un intervento cambia fase e più persone devono saperlo, senza doverlo chiedere ogni volta.

• Documenti da raccogliere

  Moduli, allegati e firme arrivano per email in momenti diversi e vanno controllati, completati e archiviati.

• Richieste da seguire

  Chi deve rispondere, entro quando e cosa succede se il passaggio resta fermo: regole che a volte restano solo nella memoria di chi se ne occupa.

Un’integrazione è un collegamento che permette a due strumenti di scambiarsi dati senza passare da una persona. Possiamo collegare sito e gestionale, un’app e il CRM, oppure l’ERP, il sistema che tiene insieme ordini, magazzino e amministrazione, con gli altri strumenti che usi già.

Prima di proporre una soluzione verifichiamo cosa permette ciascun prodotto. Alcuni offrono un’API, cioè un’interfaccia documentata con cui altri programmi possono leggere e scrivere dati; altri consentono solo esportazioni di file; altri ancora non prevedono collegamenti. Se un’integrazione non è possibile o non conviene, lo diciamo e valutiamo le alternative.

Un’integrazione tra CRM ed ERP, come ogni collegamento, richiede anche alcune scelte: quale sistema fa fede per un cliente, un prezzo o una disponibilità, in quale direzione si aggiornano le informazioni, cosa succede in caso di errore. Se servono licenze, piani a pagamento o servizi esterni, li indichiamo nella proposta.

Adottare un software open source significa usare un programma il cui codice è pubblico e può essere installato, configurato e adattato secondo la sua licenza. È un percorso diverso dall’integrare un prodotto commerciale, dove funzioni, piani e collegamenti dipendono dal fornitore: per questo nella proposta teniamo distinte le due strade.

Ti aiutiamo a capire se una soluzione open source è adatta: se copre le funzioni che servono, chi la installa e la aggiorna, dove viene ospitata. Mettiamo in conto anche quanto costa gestirla nel tempo, perché una licenza gratuita non elimina server, aggiornamenti, formazione e tempo delle persone.

Le risorse umane sono un buon esempio. Raccogliere candidature, seguire una selezione e accompagnare l’onboarding, cioè l’inserimento di una nuova persona in azienda, sono attività con molti passaggi, documenti e referenti.

• Candidature e selezione

  Un unico posto per ricevere candidature e allegati, con lo stato di ogni selezione visibile a chi la segue.

• Inserimento delle nuove persone

  Attività, documenti da consegnare e scadenze per chi entra, con un referente per ciascun passaggio.

• Configurazione e affiancamento

  Ruoli e permessi, attenzione ai dati personali, formazione per chi userà lo strumento e assistenza concordata dopo l’avvio.

Proponiamo di cominciare da un processo preciso, prima di estendere il lavoro al resto dell’organizzazione. Definiamo un primo perimetro utile e verificabile, lo mettiamo in funzione, lo osserviamo con chi lo usa ogni giorno e solo dopo valutiamo cosa aggiungere.

Un’automazione va seguita anche dopo l’avvio. Nella manutenzione concordata definiamo come vengono segnalati gli errori, chi controlla i flussi e come si interviene quando uno strumento collegato cambia.