Chatbot WhatsApp per aziende, che sa quando passarti la parola.

Un chatbot WhatsApp per aziende è un assistente che risponde ai messaggi dei clienti sul numero WhatsApp della tua attività. Quello che progettiamo usa l’intelligenza artificiale per capire domande scritte in modo libero e rispondere con le informazioni che hai approvato tu: orari, servizi, come arrivare, cosa portare.

È pensato per chi riceve molte richieste simili su WhatsApp: strutture ricettive, ristoranti, servizi alla persona, officine, studi. Si occupa delle domande ripetitive e lascia alle persone i casi che richiedono attenzione.

• Domande frequenti

  Risponde a ciò che i clienti chiedono più spesso, usando solo contenuti scelti con te. Se una domanda esce da quei contenuti, non improvvisa.

• Richieste e prenotazioni

  Raccoglie i dati che servono, per esempio nome, servizio e data preferita, e li registra nel backoffice, lo spazio da cui gestisci richieste e contenuti.

• Passaggio a una persona

  Quando non sa rispondere, quando il cliente lo chiede o quando la richiesta è delicata, la conversazione passa a te o a un collega, con il riepilogo di quanto detto.

L’assistente lavora sulla WhatsApp Business Platform di Meta, quella che molti cercano come WhatsApp Business API: l’interfaccia attraverso cui un software riceve e invia messaggi su un numero aziendale.

Per attivarla servono alcuni passaggi che seguiamo con te: la verifica dell’azienda presso Meta, un numero dedicato all’assistente e i template, i modelli di messaggio da far approvare a Meta, per esempio per conferme e promemoria.

C’è poi il consenso. Per inviare messaggi ai clienti serve il loro opt-in, cioè un’autorizzazione esplicita a ricevere messaggi su WhatsApp, che deve indicare il nome della tua azienda. Il consenso per il marketing è un’altra cosa e va chiesto a parte.

Le prenotazioni su WhatsApp funzionano quando l’assistente legge la disponibilità da un’agenda vera. Propone gli orari liberi, raccoglie i dati e conferma l’appuntamento solo quando il sistema lo ha registrato davvero: una preferenza di orario non è ancora un appuntamento.

Possiamo collegarlo all’agenda che usi, al backoffice del tuo sito o al gestionale, il software in cui segui clienti e attività, dopo aver verificato cosa permette ciascuno strumento. Se un collegamento diretto non è possibile, l’assistente raccoglie la richiesta e una persona la conferma. Va previsto anche cosa succede con disdette e cambi di orario.

Negli studi medici le conversazioni possono contenere dati sulla salute: in quel caso è probabile che serva una DPIA, la valutazione d’impatto prevista dal GDPR, da fare con chi si occupa della protezione dei dati.

Il costo ha due parti: il progetto di Virai e i messaggi, che Meta fa pagare secondo le proprie regole. Dal 1° luglio 2025 la WhatsApp Business Platform applica un prezzo a messaggio, con diverse categorie, tra cui marketing, utility (conferme e promemoria), autenticazione e servizio, cioè le risposte a chi ti scrive.

Dal 1° ottobre 2026 anche i messaggi di servizio si pagano: ogni numero ne ha 1.000 gratuiti al mese, poi si paga dal 1.001°. Dalla stessa data sono a pagamento anche i messaggi utility inviati in risposta al cliente, dentro la finestra di 24 ore. Senza un metodo di pagamento sull’account, Meta smette di consegnare i messaggi di servizio.

Nel 2026 Meta ha cambiato le tariffe più volte, per questo qui non scriviamo cifre. Nella proposta stimiamo i costi dei messaggi sul volume delle tue conversazioni e li riportiamo a parte, in modo trasparente. Il modello di AI di solito pesa poco: nel tempo conta di più la cura delle risposte e delle conversazioni.

Dal 2 agosto 2026 l’AI Act, il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale, chiede che chi parla con un chatbot sappia di interagire con un sistema di AI, in modo chiaro e al più tardi alla prima interazione (articolo 50). Le linee guida della Commissione europea citano i chatbot di assistenza clienti e indicano come responsabile l’azienda che li offre con il proprio nome. Per questo l’assistente lo dichiara nel primo messaggio, e te lo consegniamo con informativa privacy, registro delle conversazioni e istruzioni.

Quanto a Meta, dal 15 gennaio 2026 i suoi termini vietano gli assistenti AI generalisti, in cui l’AI è la funzione principale del servizio, come ChatGPT o simili dentro WhatsApp. Un bot di assistenza o di prenotazione per una specifica azienda resta consentito: Meta precisa che per tutti gli altri business la regola non cambia nulla. Le contestazioni del 2025 e del 2026, anche davanti all’Antitrust italiana e alla Commissione europea, riguardano gli assistenti generalisti.